Durch die EU-Apostillenverordnung wird der grenzüberschreitende Urkundenverkehr in der EU erleichtert. Bestimmte in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte öffentliche Urkunden sind hiernach auch ohne Apostille in einem anderen Mitgliedstaat als echt anzuerkennen. Erfasst werden von der Verordnung insbesondere Urkunden aus dem Personenstands- und Meldebereich wie Geburts- und Sterbeurkunden, Eheurkunden, Urkunden über Namen, Staatsangehörigkeit, Ehescheidung und Wohnsitz, aber auch Urkunden über die Vorstrafenfreiheit (Führungszeugnisse).
Neben dem Wegfall der Apostille bietet die Verordnung den Vorteil, dass in der Regel auch keine Übersetzung der Urkunde erforderlich ist. Dies gilt für folgende Urkunden:
- Geburtsurkunde
- Einfache Meldebescheinigung (Leben)
- Sterbeurkunde
- Eheurkunde
- Ehefähigkeitszeugnis
- Erweiterte Meldebescheinigung (Familienstand)
- Lebenspartnerschaftsurkunde
- Bescheinigung zur Begründung einer Lebenspartnerschaft
- Erweiterte Meldebescheinigung (Status der eingetragenen Partnerschaft)
- Einfache Meldebescheinigung (Wohnsitz/Ort des gewöhnlichen Aufenthalts)
- Führungszeugnis
Statt einer Apostille und Übersetzung kann auf Antrag der Urkunde ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe beigefügt werden. Das Formular gibt den Inhalt der öffentlichen Urkunde wieder. Die Urkunde kann mit diesem Formular als Übersetzungshilfe unmittelbar bei einer Behörde eines anderen EU-Mitgliedstaats vorgelegt werden. Letztlich entscheidet allerdings die Behörde, der die öffentliche Urkunde vorgelegt wird, ob die in dem mehrsprachigen Formular enthaltenen Informationen für den dortigen Zweck ausreichend sind.
Die für die Urkundenausstellung zuständige Behörde fügt das mehrsprachige Formular bei. Für Personenstandsurkunden sind dies die Standesämter und Meldebehörden. Das Bundesamt für Justiz (BfJ) stellt die Formulare aus, sofern diese für Führungszeugnisse zum Nachweis der Vorstrafenfreiheit oder für gerichtliche Urkunden in Personenstandssachen, insbesondere Berichtigungsbeschlüsse, durch die der Inhalt der vorgenannten Personenstandsurkunden geändert wird, benötigt werden. Die Ausstellung eines mehrsprachigen Formulars kostet 13 Euro für Führungszeugnisse und 25 Euro für gerichtliche Urkunden.
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Der Antrag zur Ausstellung des Formulars kann schriftlich an das Bundesamt für Justiz erfolgen. Hierfür ist ein formloses Anschreiben ausreichend. Dieses sollte die Angabe enthalten, in welchem Mitgliedstaat das Führungszeugnis oder die gerichtliche Urkunde vorgelegt werden soll. Ebenfalls bedarf es der Zusendung des zugrundeliegenden Führungszeugnisses oder der gerichtlichen Urkunde.
Die bisherige Möglichkeit, eine Urkunde mit einer Apostille zu versehen, bleibt unberührt. Es kann somit alternativ auch eine Apostille beantragt werden.