Regelungen zur Datenübermittlung für das Internet-Formularcenter des Bundesamts für Justiz (InFormJu)

Die hier wiedergegebenen Regelungen beinhalten die Voraussetzungen und Maßgaben für die Zulassung zum Dienst InFormJu und die Übermittlung von Daten an die Registerbehörde.

1. Rechtliche Grundlagen

Grundsätzlich besteht neben der Möglichkeit der Übermittlung auf Papier oder auf magnetischen Datenträgern auch die Alternative, Anfragen über Fernmeldewege an die Registerbehörde zu senden. Erforderlich hierzu ist eine entsprechende Vereinbarung mit der Registerbehörde. Das InFormJu bietet über das Internet und damit über einen Fernmeldeweg die Möglichkeit, Daten zu übermitteln.

2. Was das InFormJu leistet

Behörden, Gerichte und sonstige berechtigte Stellen, die bisher für Anfragen die Vordrucke BZR 3 (Antrag einer Behörde auf Erteilung eines Führungszeugnisses) oder BZR 4 (Ersuchen um unbeschränkte Auskunft aus dem Zentralregister und um Auskunft aus dem Erziehungsregister), GZR5 (Ersuchen einer Behörde auf Auskunft aus dem GZR bzgl. natürliche Personen) und GZR6 (Ersuchen einer Behörde auf Auskunft aus dem GZR bzgl. juristischer Personen und Personenvereinigungen) genutzt haben, können diese Anfragen nun auch über das Internet absenden. Es entfällt der bisher übliche Postweg bei der Versendung von Anfragen in Papierform.

Für folgende Anfragearten steht der Dienst für BZR-Anfragen zur Verfügung:

OU: Antrag einer Behörde auf Erteilung eines Führungszeugnisses für hoheitliche Aufgaben bei nicht sachgemäßer oder erfolgloser Aufforderung an den Betroffenen, ein Führungszeugnis vorzulegen (§ 31 BZRG)
OW: Antrag einer Behörde auf Erteilung eines Führungszeugnisses für gewerberechtliche Entscheidungen im Sinne von § 149 Abs. 2 Nr. 1 GewO (§ 31 und § 32 Abs. 4 BZRG)
OF: Antrag einer Behörde auf Erteilung eines erweiterten Führungszeugnisses zur Erledigung hoheitlicher Aufgaben zum Zweck des Schutzes Minderjähriger, soweit eine Aufforderung an die betroffene Person zur Vorlage eines Führungszeugnisses nicht sachgemäß oder erfolglos geblieben ist (§ 31 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 BZRG)
OX: Antrag einer Behörde auf Erteilung eines erweiterten Führungszeugnisses zur Erledigung hoheitlicher Aufgaben zum Zweck des Schutzes Minderjähriger, soweit eine Aufforderung an die betroffene Person zur Vorlage eines Füh-rungszeugnisses nicht sachgemäß oder erfolglos geblieben ist und das Füh-rungszeugnis für eine in § 149 Abs. 2 Nr. 1 der Gewerbeordnung bezeichnete Entscheidung bestimmt ist (§ 31 Abs. 2, Abs. 1, § 32 Abs. 4 BZRG)
RB: Ersuchen einer Behörde um unbeschränkte Auskunft aus dem Zentralregister (ohne Auskunft aus dem Erziehungsregister) (§ 41 Abs. 1 BZRG)
SB: Ersuchen einer in § 61 Abs. 1 BZRG genannten Behörde um Auskunft aus dem Erziehungsregister (ohne Auskunft aus dem Zentralregister)
TR: Ersuchen eines Gerichts oder einer Staatsanwaltschaft zum Zwecke der Rechtspflege, einer Justizvollzugsbehörde für Zwecke des Strafvollzugs, einer Gnadenbehörde für Gnadensachen oder einer für waffen- und sprengstoffrechtliche Erlaubnisse zuständigen Behörde um unbeschränkte Auskunft aus dem Zentralregister und Auskunft aus dem Erziehungsregister (§ 41 Abs. 1 Nr. 1 oder 9 sowie § 61 Abs. 1 Nr. 1,4 oder 5 BZRG)
TS: Ersuchen eines Strafgerichts oder einer Staatsanwaltschaft um unbeschränkte Auskunft aus dem Zentralregister und Auskunft aus dem Erziehungsregister für ein Strafverfahren gegen den Betroffenen

(§ 41 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 sowie § 61 Abs. 1 Nr. 1 BZRG)

Für folgende Anfragearten steht der Dienst für GZR-Anfragen zur Verfügung:

Belegart 2: Ersuchen von Behörden nach § 150a Abs. 1 Nr. 1 a, b GewO für die Verfolgung wegen einer in § 148 Nr. 1 GewO, § 404 Abs. 1, 2 Nr. 3 SGB III, § 8 Abs. 1 SchwarzArbG, § 21 Abs. 1 und 2 MiLoG, § 23 Abs. 1 und 2 AEntG oder § 16 Abs. 1 bis 2 AÜG bezeichneten Ordnungswidrigkeit.
Belegart 3: Ersuchen von Behörden nach § 150a Abs. 1 Nr. 2 a, b GewO für die Vorbereitung der Entscheidung über die in § 149 Abs. 2 Nr. 1 Bst. a und c GewO bezeichneten Anträge und der übrigen in § 149 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Bst. a bis e GewO bezeichneten Entscheidungen.
Belegart 4: Ersuchen von Behörden nach § 150a Abs. 1 Nr. 2 c GewO für die Vorbereitung von Verwaltungsentscheidungen auf Grund des StVG, des FahrlG, des FPersG, des BinSchAufgG oder der auf Grund dieser Gesetze erlassenen Rechtsvorschriften.
Belegart 5: Ersuchen von den Gerichten und Staatsanwaltschaften nach § 150a Abs. 2 Nr. 1 1. Alt. GewO für Zwecke der Rechtspflege.
Belegart 6: Ersuchen von den Gerichten und Staatsanwaltschaften nach § 150a Abs. 2 Nr. 1 2. Alt. GewO zur Verfolgung von Straftaten nach § 148 Nr. 1 GewO, nach § 95 Abs. 1 Nr. 4 des AufenthG und § 27 Abs. 2 Nr. 2 des JuSchG.
Belegart 7: Ersuchen von Kriminaldienst verrichtenden Dienststellen der Polizei nach § 150a Abs. 2 Nr. 2 GewO für Zwecke der Verhütung und Verfolgung der in § 74c Abs. 1 Nr. 1 bis 6 GVG aufgeführten Straftaten.
Belegart 8: Ersuchen von Behörden nach § 150a Abs. 2 Nr. 3 GewO für die Aufhebung der in § 149 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 GewO bezeichneten Bußgeldentscheidungen, auch wenn die Geldbuße weniger als 200 Euro beträgt.
Belegart 10: Ersuchen von Behörden und sonstigen öffentlichen Auftraggebern im Sinne des § 99 Nr. 1 bis 3 GWB nach § 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO für die Vorbereitung von vergaberechtlichen Entscheidungen.
Belegart 11: Ersuchen der nach § 81 Abs. 10 GWB zuständigen Behörden nach § 150a Abs. 2 Nr. 4 GewO zur Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten nach § 81 Abs. 1 bis 3 GWB (Kartellbehörden).
Belegart 14: Ersuchen der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen nach § 150a Abs. 2 Nr. 5 GewO zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem Geldwäschegesetz.
Belegart 15: Ersuchen der Verfassungsschutzbehörden des Bundes und der Länder, des Bundesnachrichtendienstes und des Militärischen Abschirmdienstes nach § 150a Abs. 2 Nr. 6 GewO für die diesen Behörden übertragenen Sicherheitsaufgaben des Bundes.

3. Was das InFormJu nicht leistet

Mitteilungen zu den zentralen Registern, Suchvermerke sowie Anträge von Privatpersonen auf Erteilung von Führungszeugnissen nach § 30 BZRG oder Auskünften aus dem Gewerbezentralregister sind über diesen Dienst nicht möglich. Hier sind die bereits vorhandenen Kommunikationswege weiter zu nutzen. Der Dienst kann nicht dazu genutzt werden, elektronisch eine Auskunft zu erhalten. Auch bietet der Dienst keine Schnittstelle für eine automatisierte Datenübernahme aus einer in der anfragenden Behörde genutzten Fachanwendung. Es erfolgt immer eine manuelle Erfassung der Daten über das jeweilige Online-Formular.

4. Technische Zugangsbedingungen für Behörden, die am InFormJu teilnehmen möchten

Um Anfragen an die Registerbehörde im Internet stellen zu können, müssen folgende technische Voraussetzungen vorliegen:

Als Grundvoraussetzung wird ein Internet-Zugang mit einem Standard-Browser in einer gängigen Version benötigt.

Da der Zugang nur über eine gesicherte Verbindung gewährt wird, muss das Protokoll https/ssl freigeschaltet sein.

Um das System nutzen zu können, muss zudem auch die Ausführung von JAVA-Script zugelassen werden.

Darüber hinaus können die angebotenen Funktionalitäten nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn der Browser (s. o.) sog. Popup-Fenster zulässt. Sind solche Popup-Fenster nicht zugelassen, so kann dennoch eine erfolgreiche Anfrage an die Registerbehörde gestellt werden. Jedoch wird die technische Unterstützung beim korrekten Ausfüllen des Formulars stark eingeschränkt. Es wird daher empfohlen, Popup-Fenster für diese Internet-Seite stets zuzulassen. Die Einstellungen können i. d. R. im Optionsbereich des verwendeten Browsers kontrolliert und geändert werden. Im o. a. Referenz-Browser können die Einstellungen wie folgt geprüft bzw. geändert werden.

JAVA-Script:

In der Menuezeile "Extras - Internetoptionen..." auswählen, im öffnenden Fenster auf der Karteikarte "Sicherheit" die Webinhaltszone "Internet" auswählen und die Schaltfläche "Stufe anpassen..." betätigen; im sich dann öffnenden Fenster "Sicherheitseinstellungen" unter der Überschrift "Scripting" die Einstellung "Active Scripting" aktivieren.

Popup-Fenster:

In der Menuezeile "Extras - Internetoptionen..." auswählen, im öffnenden Fenster auf der Karteikarte "Datenschutz" im Bereich "Popupblocker" die Schaltfläche "Einstellungen..." betätigen; im sich dann öffnenden Fenster "Popupblockereinstellungen" in der Eingabezeile ("Adresse der Website, die zugelassen werden soll:") die Internetadresse des Formularcenters eintragen und mit der Schaltfläche "Hinzufügen" bestätigen. Die eingegebene Adresse wird nun im Bereich "Zugelassene Sites:" angezeigt.

Zum Lesen und Drucken von PDF-Dokumenten sollte ein entsprechender PDF-Betrachter installiert sein. Zum einen werden Informationen zum System (z. B. die Ausfüllanleitung) im PDF-Format angezeigt, zum anderen können die ausgefüllten Anfrageformulare nur in diesem Format ausgedruckt werden (z. B. zur Dokumentation der Anfrage in der Papierakte). Das erfolgreiche Ausfüllen und Absenden eines Anfrageformulars ist aber auch ohne den Einsatz eines PDF-Betrachters möglich. Jedoch wird zur komfortableren Nutzung des Systems empfohlen, einen PDF-Betrachter zu installieren.

Darüber hinaus sind keine weiteren technischen Voraussetzungen notwendig.

Zur besseren Übersicht folgt hier noch eine Auflistung der nötigen Voraussetzungen in Stichpunkten:

Internetzugang
Standard Browser
https/ssl
JAVA-Script zulassen
Popups zulassen (wird empfohlen)
PDF-Betrachter (wird empfohlen)

5. Teilnehmer

An der Datenübermittlung über den Dienst InFormJu können die zur Anfrage gemäß §§ 31, 41, 61 BZRG und § 150a GewO anfrageberechtigten Stellen teilnehmen. Die Nutzung des Dienstes InFormJu und die Aufnahme der Datenübermittlung bedürfen einer entsprechenden Absprache mit der Registerbehörde. In Frage kommen dabei Stellen mit einem geringen und mittleren Anfragevolumen (in der Regel bis zu 3000 Anfragen pro Jahr). Die Freischaltung des Dienstes erfolgt jeweils für einzelne vorher festgelegte Beschäftigte der Behörde. Zur Nutzung des Dienstes sollen in der Regel nicht mehr als fünf Benutzer pro Stelle freigeschaltet werden.

6. Teilnahmeanfrage

Anfrageberechtigte Stellen, die an der Nutzung des InFormJu interessiert sind, sollen die Teilnahme an der Datenübermittlung aus organisatorischen Gründen mindestens einen Monat vor dem beabsichtigten Starttermin unter Verwendung der Anmeldeformulare (hier erhältlich) schriftlich beantragen.

Für die Vorbereitung einer Teilnahmevereinbarung sind erforderlich:

Bezeichnung und Anschrift der anfrageberechtigten Stelle,
Benennung der für die Nutzung des InFormJu vorgesehenen Beschäftigten mit ihren jeweiligen Kontaktdaten,
Angaben zu den Verwendungszwecken der Auskünfte aus dem BZR,
eine Erklärung, dass diese Regelungen nebst Anlagen für die teilnehmende Stelle und sämtliche von ihr bezeichneten Beschäftigte als Bestandteil der Teilnahmevereinbarung verbindlich sind,
Angabe des Behörden- bzw. Identifikationskennzeichens (soweit vorhanden).
Nennung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit ihrer jeweiligen dienstlichen E-Mail-Adresse.

Sofern für eine teilnehmende Stelle zu einem späteren Zeitpunkt weitere Beschäftigte freigeschaltet werden sollen, ist dies ebenfalls schriftlich unter Nennung der oben genannten Daten zu beantragen.

7. Entscheidung über die Zulassung

Die Registerbehörde teilt der antragstellenden Behörde schriftlich mit, ob die Teilnahme zugelassen wird.

Die Mitteilung über die Zulassung enthält folgende Angaben:

Bezeichnung der teilnahmeberechtigten Stelle,
Bezeichnung der freigeschalteten Beschäftigten,
Beginn der Datenübermittlung,
Erteiltes Behördenkennzeichen.

Mit der Zulassung werden den jeweiligen Beschäftigten der teilnehmenden Stelle die für die Nutzung erforderlichen Zugangsdaten wie Passwort und Nutzer-Kennung in separaten Mitteilungen zugesandt.

Verbunden mit der Zulassung ist die Verpflichtung zum sorgsamen Umgang mit den jeweiligen Zugangsdaten. Hierzu gehören insbesondere:

getrennte Aufbewahrung von Benutzerkennung und Passwort
ändern des Passwortes direkt nach der ersten Anmeldung am Formularcenter
regelmäßige Änderung des Passwortes (mindestens einmal pro Monat)
Kontrolle des SSL-Zertifikates der Registerbehörde
Bei einem Verdacht auf Missbrauch oder einer drohenden Gefahr des Missbrauchs der Zugangsdaten durch Dritte, ist SOFORT die Registerbehörde (E-Mail: support@bfj.bund.de, Tel.: +49 228 99 410-5010) zu informieren.

8. Änderung technischer Einzelheiten

Die Registerbehörde kann diese Regelungen nebst Anlagen aus wichtigem Grund ändern. Nach Bekanntgabe der Änderung an die teilnehmenden Stellen sind die geänderten Regelungen zu beachten. Auch die mitgeteilten Passwörter und Kennungen können jederzeit geändert werden. Nach Bekanntgabe neuer Passwörter oder Kennungen sind diese bei der Datenübermittlung zu verwenden.

9. Beendigung der Teilnahme

Die Teilnahme kann durch die Registerbehörde aus wichtigem Grund beendet werden. Dies gilt insbesondere, wenn

diese Regelungen von der teilnehmenden Stelle wiederholt nicht beachtet werden,
bei den übermittelten Daten wiederholt Mängel festgestellt werden, die zu einer erheblichen Störung des Arbeitsablaufes führen,
von einem Benutzer über einen längeren Zeitraum von der Datenübermittlung kein Gebrauch gemacht wurde,
ein Verdacht auf missbräuchliche Nutzung der Zugangsdaten besteht.

Teilnehmende Stellen teilen der Registerbehörde schriftlich mit, wenn sie den Dienst InFormJu nicht weiter nutzen wollen. Gleiches gilt, wenn in der teilnehmenden Stelle der Grund für die Freischaltung einzelner Beschäftigter entfallen ist.

10. Ablehnung der Verarbeitung

Stellt die Registerbehörde Mängel in den Anfragen fest, die eine ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten beeinträchtigt, so kann sie die Verarbeitung ganz oder teilweise ablehnen. Die teilnehmende Stelle wird davon unverzüglich unterrichtet. Die in der Anlage zu dem Anfrageformular beigefügte Ausfüllanleitung ist zu beachten.

11. Bearbeitungsfristen

Die Daten werden von der Registerbehörde unverzüglich verarbeitet.

Die aufgrund der Verarbeitung zu erteilenden Auskünfte erfolgen schriftlich.

12. Haftung

Die teilnehmende Stelle stellt die Registerbehörde von jeglicher Haftung frei, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Änderungen der Zugangsvoraussetzungen und Anpassungen der technischen Voraussetzungen bleiben ausdrücklich vorbehalten.