Nach Übermittlung des Antrags durch die forschende Stelle (siehe 2.) wird dieser durch das zuständige Referat im Bundesamt für Justiz geprüft. Da die Prüfung des Vorliegens der Voraussetzungen (siehe 3.) äußerst aufwendig ist und die Abstimmung mit verschiedenen weiteren Stellen erforderlich macht, nimmt die Prüfung einige Zeit in Anspruch. Eine konkrete Dauer kann nicht mitgeteilt werden, da diese u. a. auch von der Vollständigkeit des Antrags und der Dauer der Bearbeitung bei dritten Stellen abhängt.

Sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind und der Antrag positiv beschieden werden kann, wird die forschende Stelle um Übermittlung der personenbezogenen Daten gebeten (siehe 4.). Auf Basis der Daten werden sodann die Auskünfte aus dem BZR erteilt (siehe 5). Die Absammlung der Daten im Register kann dabei einige Zeit in Anspruch nehmen, da u.U. Recherchen notwendig werden. Die Dauer der Absammlung kann dabei vorab nicht bestimmt werden, da diese u.a. von der Qualität der übermittelten Daten abhängt. Je vollständiger diese sind, umso schneller können die Auskünfte grundsätzlich erteilt werden.

a) Inhalt des Antrags
Der Antrag auf Übermittlung von Auskünften für wissenschaftliche Zwecke ist schriftlich auf dem Postweg zu stellen. Vordrucke sind hierfür nicht vorgesehen. Der Antrag sollte folgenden Inhalt haben:

(1) genaue Bezeichnung der beantragenden Stelle (einschließlich der korrekten Bezeichnung der juristischen Person und der gesetzlichen Vertreter), der Projektleitung, der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie des Empfängers der Auskünfte,
(2) eingehende Beschreibung des Zwecks der Untersuchung, die erkennen lässt, welcher Stellenwert den Auskünften zur Erreichung des Forschungsziels zukommt,
(3) detaillierte Beschreibung des Personenkreises, über den Auskunft erteilt werden soll (z.B. Anzahl der Personen, Verurteilungen wegen bestimmter Straftaten etc.),
(4) Angabe des Registers, aus denen Auskunft erteilt werden soll (BZR oder GZR). Werden auch Auskünfte aus dem Erziehungsregister benötigt (vgl. §§ 59 ff. BZRG), so ist dies konkret zu begründen.
(5) Angabe des gewünschten Umfangs der Auskünfte (vollständige Auskünfte oder z.B. lediglich die Bezeichnung der zuständigen Staatsanwaltschaften nebst Aktenzeichen) bzw. ob einmal oder mehrfach Auskunft über den betroffenen Personenkreis erteilt werden soll.

b) Notwendige Unterlagen
Dem Antrag sollen folgende Unterlagen beigefügt werden:

(1) eine detaillierte Projektbeschreibung (sofern die Angaben nicht bereits im Antrag enthalten sind),
(2) ein Datenschutzkonzept, das Auskunft darüber gibt, welche datenschutzrechtlichen Vorkehrungen hinsichtlich der Auswertung, Verarbeitung und Aufbewahrung der gewünschten Registerauskünfte getroffen werden (vgl. insofern auch die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen unter 3.c), auf die einzugehen ist), insbesondere:

• wie, wann und durch wen erfolgt die Anonymisierung der Daten,
• wie, und durch wen erfolgt die datenschutzkonforme Vernichtung bzw. Löschung der Daten nach erfolgter Auswertung

(3) Verpflichtungserklärungen derjenigen Projektbeteiligten, die nicht Amtsträger oder für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete sind, entsprechend § 1 des Verpflichtungsgesetzes (vgl. § 42a Abs. 2 BZRG). Sollten im Laufe des Projekts weitere Personen hinzukommen, so sind ggf. auch diesbezüglich die entsprechenden Verpflichtungserklärungen einzureichen.

Aus dem Antrag muss sich insbesondere ergeben, dass die Voraussetzungen für eine Auskunftserteilung (siehe 3.) vorliegen.

Anträge auf mehrfache Übermittlung bedürfen einer eingehenden Begründung, warum ein bedeutendes öffentliches Interesse an der Forschungsarbeit besteht und dieses das schutzwürdige Interesse der betroffenen Personen am Ausschluss der Übermittlung der Auskünfte erheblich überwiegt. Des Weiteren ist der Zeitraum, innerhalb dessen mehrfach Auskünfte erteilt werden sollen, anzugeben.

Werden auch Daten aus dem Erziehungsregister angefordert, so ist zu begründen, warum gerade auch diese Daten für das Forschungsvorhaben zwingend erforderlich sind.

Vor einer Auskunftserteilung sind durch die Registerbehörde unterschiedliche Voraussetzungen zu prüfen, die kumulativ vorliegen müssen:

a) Fachlich-registerrechtliche Voraussetzungen (§ 42a Abs. 1 BZRG, 'Übermittlungsnorm')

1. Die Auskunftserteilung ist für die Durchführung bestimmter wissenschaftlicher Forschungsarbeiten erforderlich.
2. Eine Nutzung anonymisierter Daten zu diesem Zweck ist nicht möglich oder die Anonymisierung ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
3. Das öffentliche Interesse an der Forschungsarbeit muss das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Übermittlung erheblich überwiegen.

Sofern für das Forschungsprojekt die mehrfache Übermittlung personenbezogener Daten erforderlich ist, ist dies nur dann zulässig, wenn neben den vorstehenden Voraussetzungen ein bedeutendes öffentliches Interesse an der Forschungsarbeit besteht und dieses das schutzwürdige Interesse der betroffenen Personen an dem Ausschluss der Übermittlung erheblich überwiegt (§ 42a Abs. 1a BZRG).

Sofern auch Daten aus dem Erziehungsregister (vgl. §§ 59 ff. BZRG) übermittelt werden sollen, so müssen auch diese für das Forschungsvorhaben zwingend erforderlich sein.

b) Voraussetzungen für den Datenabruf durch die antragstellende Stelle ('Erlaubnisnorm')

Die forschende Stelle benötigt zudem grundsätzlich eine Rechtsgrundlage, die ihr den Datenabruf gestattet (sog. Erlaubnisnorm). Die Voraussetzungen dieser Rechtsgrundlage sind selbstständig von der antragstellenden Stelle zu prüfen. Jedoch ist dem BfJ jedenfalls die einschlägige Erlaubnisnorm zu benennen und kurz zu begründen, inwiefern die dortigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Erlaubnisnorm ist dabei von der Übermittlungsnorm (§ 42a BZRG) zu unterscheiden.

c) Datenschutzrechtliche Voraussetzungen

Für eine Datenübermittlung muss die forschende Stelle die notwendigen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllen:

1. Voraussetzungen von § 42a Abs. 3 bis 7 BZRG
2. ggf. ergänzende Voraussetzungen aus der Verordnung (EU) 2016/679 (Europäische-Datenschutzgrundverordnung, DSGVO) insbesondere Art. 9, 20, 32 und 89 DSGVO
3. ggf. ergänzend die §§ 22, 27 des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. die jeweils anwendbaren landesrechtlichen Datenschutzgesetze

Die Personendaten sind erst nach der Genehmigung des Antrags zu übermitteln. Eine Übersendung der personenbezogenen Daten der betroffenen Personen per E-Mail ist aus Gründen des Datenschutzes nicht zulässig.

Die Registerbehörde benötigt für die Erteilung der Auskünfte die folgenden Daten der betroffenen Personen:

• Geburtsname
• Vorname(n)
• Geburtsdatum (Format: TT.MM.JJJJ)
• Geburtsort
• ggf. abweichender Familienname (sofern Geburts- und Familienname übereinstimmen, ist nur die Spalte Geburtsname auszufüllen).

Klammerzusätze für Aliaspersonalien o. Ä. sind zu vermeiden (ausgenommen sind amtliche Bezeichnungen von Geburtsorten). Ersuchen mit unvollständigen Personendaten können nicht beauskunftet werden, da eine sichere Identifizierung nicht möglich ist.

Da Auskünfte für wissenschaftliche Zwecke grundsätzlich nur in pseudonymisierter Form erteilt werden, ist jeder betroffenen Person eine Codenummer zuzuordnen.

Die erbetenen Daten werden grundsätzlich pseudonymisiert übermittelt. Die Inhalte der Register können nur über die angegebenen Codenummern durch die forschende Stelle mit den personenbezogenen Daten verknüpft werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass für wissenschaftliche Forschungsanfragen maximal diejenigen Daten übermittelt werden dürfen, die auch in Auskünften nach § 41 Abs. 1 bzw. § 61 Abs. 1 BZRG enthalten sind. Nicht aufzunehmen sind daher Eintragungen nach § 17 BZRG und Verurteilungen zu Jugendstrafe, bei denen der Strafmakel als beseitigt erklärt ist (vgl. § 41 Abs. 2 BZRG).