Gesetzliche Grundlagen
Nach § 42 a Abs. 1 des Bundeszentralregistergesetzes (BZRG) können personenbezogene Daten aus dem Zentralregister und - falls erforderlich - auch aus dem Erziehungsregister an Hochschulen, andere Einrichtungen, die wissenschaftliche Forschung betreiben, und öffentliche Stellen übermittelt werden. Die Voraussetzungen sind:
- Die Auskunftserteilung ist für die Durchführung bestimmter wissenschaftlicher Forschungsarbeiten erforderlich.
- Eine Nutzung anonymisierter Daten zu diesem Zweck ist nicht möglich oder die Anonymisierung ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
- Das öffentliche Interesse an der Forschungsarbeit muss das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Übermittlung erheblich überwiegen.
Für Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister zu wissenschaftlichen Zwecken enthält § 150 b der Gewerbeordnung eine entsprechende Vorschrift.
Sofern für das Forschungsprojekt die mehrfache Übermittlung personenbezogener Daten erforderlich ist, ist dies nur dann zulässig, wenn neben den vorstehenden Voraussetzungen ein bedeutendes öffentliches Interesse an der Forschungsarbeit besteht und dieses das schutzwürdige Interesse der betroffenen Personen an dem Ausschluss der Übermittlung erheblich überwiegt (§ 42 a Abs. 1 a BZRG). Dies wird etwa dann in Betracht kommen, wenn die Forschungsarbeit einen erheblichen Fortschritt bei der Gewinnung wissenschaftlicher kriminologischer Erkenntnisse darstellt.
Antragstellung
Der Antrag auf Gestattung der Erteilung von Auskünften ist schriftlich auf dem Postweg zu stellen. Vordrucke sind hierfür nicht vorgesehen. Der Antrag sollte folgenden Inhalt haben:
- genaue Bezeichnung der beantragenden Stelle (einschließlich der korrekten Bezeichnung der juristischen Person und der gesetzlichen Vertreter), der Projektleitung, der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie des Empfängers der Auskünfte,
- eingehende Beschreibung des Zwecks der Untersuchung, die erkennen lässt, welcher Stellenwert den Auskünften zur Erreichung des Forschungsziels zukommt,
- detaillierte Beschreibung des Personenkreises, über den Auskunft erteilt werden soll (Anzahl, besondere persönliche Merkmale etc.),
- Angabe der Register, aus denen Auskunft erteilt werden soll, sowie Angabe des gewünschten Umfangs der Auskünfte (anhand dieser Angaben legt die Registerbehörde den Auskunftstyp fest) bzw. ob einmal oder mehrfach Auskunft über den betroffenen Personenkreis erteilt werden soll.
Anträge auf mehrfache Übermittlung bedürfen einer eingehenden Begründung, warum ein bedeutendes öffentliches Interesse an der Forschungsarbeit besteht und dieses das schutzwürdige Interesse der betroffenen Personen am Ausschluss der Übermittlung der Auskünfte erheblich überwiegt. Des Weiteren ist der Zeitraum, innerhalb dessen mehrfach Auskünfte erteilt werden sollen, anzugeben.
Den Auskunftsanträgen für wissenschaftliche Zwecke sollen folgende Unterlagen beigefügt werden:
- eine detaillierte Projektbeschreibung (sofern die Angaben nicht bereits im Antrag enthalten sind),
- ein Datenschutzkonzept, das Auskunft darüber gibt, welche datenschutzrechtlichen Vorkehrungen hinsichtlich der Auswertung, Verarbeitung und Aufbewahrung der gewünschten Registerauskünfte getroffen werden,
- Verpflichtungserklärungen derjenigen Projektbeteiligten, die nicht Amtsträger oder für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete sind, entsprechend § 1 des Verpflichtungsgesetzes.
Die Registerbehörde benötigt für die Erteilung der Auskünfte vollständige Personendaten (Geburtsname, Familienname, Vorname(n), Geburtsdatum und Geburtsort) der betroffenen Personen. Ersuchen mit unvollständigen Personendaten können nicht beauskunftet werden, da eine sichere Identifizierung nicht möglich ist. Da Auskünfte für wissenschaftliche Zwecke grundsätzlich nur in pseudonymisierter Form erteilt werden, ist jeder betroffenen Person eine Codenummer zuzuordnen. Die Personendaten sind nach der Genehmigung des Antrags in einer kennwortgeschützten Excel-Datei auf CD-ROM an das Bundesamt für Justiz zu übersenden. Das Kennwort ist mit gesonderter Post zu übermitteln. Eine Übersendung der personenbezogenen Daten der Betroffenen per E-Mail ist aus Gründen des Datenschutzes nicht zulässig.